Het opstellen van een verantwoording kan een tijdrovend proces zijn. Zonder een goede aanpak kan het al snel overweldigend worden. Een planning maken is daarom essentieel. Dit helpt niet alleen om het proces te structureren, maar zorgt er ook voor dat je controle houdt en grip krijgt op het proces dat moet worden uitgevoerd.
Linda legt uit hoe je zo’n planning opstelt en waarom dit zo belangrijk is. Door je activiteiten stap voor stap in kaart te brengen, kun je de beschikbare tijd efficiënt benutten. Het plannen geeft overzicht en voorkomt dat je belangrijke details over het hoofd ziet en je klaar bent voor de ontmoeting met de accountant. Bovendien maakt het proces minder stressvol en werk je toe naar een duidelijk einddoel.
Een goede planning is dus de sleutel tot een succesvolle en beheersbare verantwoording.
Waarom is het doen van een verantwoording belangrijk?
Het opstellen van een verantwoording is van groot belang voor zorgaanbieders, zowel voor externe financiers als voor de interne organisatie.
Voor onze financiers is een verantwoording het bewijs dat wij in controle zijn en dat onze interne processen goed op orde zijn. Het toont aan dat wij de kwaliteit en kwantiteit van onze zorgdiensten borgen en voldoen aan de verwachtingen en eisen die aan ons worden gesteld.
Maar het belang van een verantwoording gaat verder dan alleen externe verantwoording. Voor onszelf als zorgaanbieder is het een cruciaal instrument om inzicht te krijgen in onze processen en mogelijke risico’s te impliceren. Het doen van een verantwoording kan bijvoorbeeld aan het licht brengen dat een bepaald bewijslast niet op orde is. Dit is een signaal dat er acties nodig zijn.
Het is belangrijk om de onderbrekingen in de processen aan te pakken. Zo kun je structurele problemen voorkomen en ervoor zorgen dat je processen blijven verbeteren. Op die manier draagt het doen van een verantwoordelijkheid niet alleen bij aan transparantie, maar ook aan de ontwikkeling en professionalisering van jou als zorgorganisatie.
De planning
Hoewel een productieverantwoording en een nacalculatie hetzelfde doel en uitgangspunt hebben – namelijk het verantwoorden van geleverde zorg – verschillen ze in toepassing en aanpak. Dit heeft ook gevolgen voor de planning.
Productieverantwoording (JW en Wmo)
Stap 1: Dump maken van productie van volledig boekjaar van alle cliënten die zorg hebben ontvangen.
Stap 2: Lijst van financiers maken aan wie je moet gaan verantwoording. Deze kun je uit je eerder gemaakte dump halen.
Stap 3: Verzamelen verantwoordingsprotocol per financier.
Stap 4: In een Excel een planning maken per financier met hierin data, omzetplafonds etc.
Stap 5: Downloaden accountantsprotocollen.
Stap 6: Juiste populatie aanleveren aan accountant n.a.v. gemaakt dump bij stap 1.
Stap 7: Saldo interne regels controleren met banksaldo.
Stap 8: Bewijslast aanleveren aan accountant.
Stap 9: Versturen conceptverantwoording.
Stap 10: Versturen definitieve verantwoording met een bestuurdersverklaring of een controleverklaring.
Nacalculatie (Wlz)
Stap 1: Dump maken van productie van volledig boekjaar van alle cliënten die zorg hebben ontvangen.
Stap 2: Lijst van financiers maken aan wie je moet gaan verantwoording. Deze kun je uit je eerder gemaakte dump halen.
Stap 3: Goedgekeurde declaratie overzichten controleren met interne regels.
Stap 4: In een Excel een planning maken per financier met hierin data, omzetplafonds etc.
Stap 5: Juiste populatie aanleveren aan accountant n.a.v. gemaakt dump bij stap 1.
Stap 6: Saldo interne regels controleren met banksaldo.
Stap 7: Bewijslast aanleveren aan accountant.
Stap 8: inloggegevens NZA portaal verzamelen per financier.
Stap 9: Verzamelen data voor calculatie los van productie.
Stap 10 : Versturen conceptverantwoording.
Stap 11: Versturen definitieve verantwoording met een controleverklaring.
Buro Bressers
Bij Buro Bressers helpen we graag op weg! Kies voor onze Praktijkdag of Zelfstudie en leer in korte tijd alles wat je nodig hebt om soepel en nauwkeurig je verantwoording af te leggen. Met handige tools, tips en tricks ga je direct aan de slag en werk je efficiënt door het proces heen. Onze trainingen zijn volledig praktijkgericht, zodat je direct aan de slag kunt. Wil je moeiteloos en vlekkeloos door je verantwoording heen? Kies dan voor Buro Bressers.
Praktijkdag €750,00 (21-01-2025 of 13-02-2025)
Zelfstudie €500,00 (start wanneer jij dat wilt)
Buro Bressers-Verantwoording
