Productieverantwoording Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning

“Buro Bressers maakt de productieverantwoording makkelijker met onze ‘Productieverantwoording en Nacalculatie’ module, waarin een geheel stappenplan wordt beschreven voor het doen van de verantwoording. Vereenvoudig het verantwoordingsproces en ontdek waar je als zorgaanbieder kunt verbeteren voor meer controle en succes.”

De Productieverantwoording is een belangrijk proces bij jou als zorgaanbieder die verband houdt met het verantwoorden van de geleverde zorgdiensten en de financiële afhandeling hiervan. De verantwoording is ook een onderdeel van de jaarrekening, omdat ze van invloed zijn op de financiële positie en prestaties van jou als zorgaanbieder.

Financieringsvormen

Een productieverantwoording maak je als je als zorgaanbieder zorg hebt geleverd onder de financiering Jeugdwet (JW) en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).

Het doel

Het doel van de productieverantwoording is om aan de financiers, de gemeenten, verantwoording af te leggen over de zorgdiensten die jij als zorgaanbieder hebt geleverd bij cliënten in een bepaald boekjaar.

Aankomende verantwoording staat dus in het teken van het boekjaar 2023 periode 01-01-2023 t/m 31-12-2023.

Het proces

Jij als zorgaanbieder moet gedetailleerde informatie verstrekken over:

de geleverde zorgproducten in 2023
de periode dat er voor dat product(en) zorg is geboden in 2023
het aantal uren/etmalen/dagdelen ingezette hulp in 2023
de tarieven die zijn gedeclareerd aan de gemeenten voor het product(en) in 2023

Bovenstaande informatie neem je op in je productieverantwoording 2023 die je verstuurd aan de gemeenten. Hiervoor worden elk jaar landelijke formats beschikbaar gesteld welke je kunt vinden op https://i-sociaaldomein.nl/groups/view/5ea6369f-953a-486d-95bd-b75f014a11b9/administratieve-en-financiele-processen-tijdens-coronacrisis/files.

Deze formats worden in eerste instantie in concept aan de gemeente gestuurd (medio 01-03-2024) en in definitieve versie, met waar nodig een accountantsverklaring, medio 01-04-2024.

Om een accountantsverklaring van de accountant te verkrijgen dien je als zorgaanbieder ook een proces te doorlopen

De accountant ontvangt van de gehele cliëntpopulatie van jou als zorgaanbieder een lijst/dump uitgedraaid uit je elektronisch cliëntdossier.

Uit deze lijst/dump haalt de accountant een steekproef. In deze steekproef zitten cliënten, waarvan de accountant meer wilt weten:

Mocht je hulpverlenen als zorgaanbieder, dus heb je een verwijzing en een JW301/WMO301 bericht in je Elektronisch cliëndossier (ECD)?
Heb je de BSN van de cliënt geverifieerd?
De tarieven die je declareert aan de gemeenten zijn deze conform de contractafspraken?
Etc.

What to learn?

Het uitvoeren van een productieverantwoording kan complex zijn, maar het is van groot belang om deze juist te kunnen uitvoeren om te kunnen doen voldoen aan de eisen van de financiers en om lessen uit te halen. Lessen die wij jullie mee willen geven zijn:

Houd je administratieve up-to-date
Zorg voor duidelijke processen en richtlijnen voor het registreren van de zorg in je ECD
Zorg voor het werken in systemen i.p.v. in Excel-bestanden. Systemen kunnen fouten verminderen en efficiëntie verbeteren.
Zorg voor regelmatige controles. Dit om onjuistheden in je administratie eerder op te merken dan pas aan het facturatieproces.
Zorg voor opleiding en bijscholing van medewerkers.
Blijf op de hoogte van wijzigingen in wet- en regelgeving.
Leer van fouten.

Onrechtmatige zorgomzet

Het kan voorkomen dat je als zorgaanbieder zorg hebt geleverd die om welke reden dan ook (nog) niet is gedeclareerd bij de gemeenten. Het kan verschillende redenen hebben, zoals administratieve fouten, onduidelijke verwijzingen of wijzigingen in wet- ren regelgeving.

Door vast te houden aan het principe dat verleende zorg betaald moet worden, toon je als zorgaanbieder zorgvuldigheid en integriteit. Het belangrijkste is dat de kwaliteit van de zorg niet in gevaar mag komen door administratieve uitdagingen. Door open te communiceren aan de accountant, verwijzers en gemeenten kun je proberen te komen tot een oplossing en ervoor te zorgen dat de geleverde zorg alsnog wordt vergoedt.